Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.06.2021/Pykälä 219

Kaupunginhallitus

§ 219

28.06.2021

 

Karkkilan kaupungin siirtyminen yksinomaan verkkolaskujen vastaanottoon

 

Kaupunginhallitus 28.06.2021 § 219

 

Esittelijä: kaupunginjohtaja Tuija Telén

 

Valmistelija: konsernipalvelujohtaja Jaana Niemelä

 

 

Eduskunnassa hyväksyttiin laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (HE 256/2018 vp). Laki on voimaan astuessaan, 1.4.2019, koskenut valtion keskushallintoviranomaisia ja yhteishankintayksiköitä. Laki on laajentunut 1.4.2020 koskemaan muitakin hankintayksiköitä. Asianomaisella lailla täytäntöön pannaan sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/55/EU verkkolaskutuksesta. Lain tarkoituksena on tehostaa sekä julkishallinnon ja yritysten taloushallintoja luomalla puitteet laskujen automaattiseen käsittelyyn.

 

 

Lain mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta lain määrittelemässä sähköisen laskun muodossa 1.4.2020 alkaen.

 

 

Lain mukaan sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on laadittu ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa ja se noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia EN 16931. Kansallisista verkkolaskuformaateista uusimmat kuvaukset (Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0) vastaavat eurooppalaista standardia. Sähköpostin liitteenä toimitettua laskua ei katsota sähköiseksi laskuksi.

 

 

Lain tarkoituksena on vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla. Automatisoinnilla saadaan useita hyötyjä taloushallintoon. Esimerkiksi tiedon pohjalta tehtävät raportit valmistuvat nopeammin ja ovat parempilaatuisia, kun tieto voidaan hyödyntää suoraan laskusta ilman manuaalivaiheita. Parhaimmillaan taloushallinnon automaatio luo uutta liiketoimintaa ja vähentää harmaata taloutta.

 

Karkkilan kaupunki vastaanottaa vuosittain noin 9 000 ostolaskua. Suurin osa laskuista vastaanotetaan sähköisessä muodossa, mutta paperisten laskujen määrä on edelleen huomattava. Tällä hetkellä paperilaskujen määrä on 12 % kaikista vastaanotetuista laskuista."

 

Paperiset laskut joudutaan skannaamaan palveluntarjoajan toimesta digitaaliseen muotoon ja siirtämään erikseen ostolaskujen kierrätysjärjestelmään, joka aiheuttaa turhia kustannuksia. Skannatut laskut käsitellään manuaalisesti ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä, joka lisää mahdollisten virheiden määrää sekä hidastaa prosessia huomattavasti.

 

Nyt verkkolaskujen määrää pyritään kasvattamaan täyteen 100 %:iin. Toimintatapana sähköinen laskutus on kustannustehokas ja kestävän kehityksen mukainen niin laskun lähettäjälle kuin vastaanottajalle.

 

 

Toimintatapana sähköinen laskutus on kustannustehokas ja kestävän kehityksen mukainen niin laskun lähettäjälle kuin vastaanottajalle.

 

 

Verkkolaskutuksen edut ovat:

 

 

Lähettäjälle

 

. asiakaspalvelu paranee

 

. nopea laskunvälitys

 

. virheellisten suoritusten korjaukset vähenevät

 

. liikasuoritusten palautukset vähenevät

 

. manuaaliset työvaiheet vähenevät

 

. antaa nykyaikaisen kuvan

 

. materiaalikustannukset vähenevät (laskuja ei tarvitse tulostaa

 

eikä postittaa)

 

. laskun seurattavuus paranee; verkkolasku siirtyy lähes

reaaliaikaisesti vastaanottajalle

 

. lasku on perillä vastaanottajalla perinteistä laskua nopeammin

 

. sähköinen arkistointimahdollisuus

 

Vastaanottajalle

 

. työmäärä vähenee; manuaalisen työn osuus pienenee

 

. virheet vähenevät (tallennus- ja käsittelyvaiheessa)

 

. lasku saadaan nopeammin, vastaanottajat voivat hyödyntää

kassa-alennukset paremmin

 

. nopeuttaa laskun kierrätystä

 

. helpottaa arkistointia

 

. ympäristöystävällinen

 

 

Karkkilan kaupungilla on käytössään toimittajaportaali, joka mahdollistaa sähköisen laskun tekemisen niille toimittajille, joilla ei ole itsellään mahdollista lähettää sähköisiä verkkolaskuja. Tämä palvelu on toimittajille maksuton. Jatkossa vain salassa pidettävä materiaali voidaan toimittaa erikseen sovittuun osoitteeseen paperisena.

 

 

Karkkilan kaupungin hallintosäännön (22 §) mukaan kaupunginhallitus vastaa kaupungin hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä ohjaa kaupungin toiminnan ja talouden suunnittelua.

 

 

 

Kaupunginjohtajan ehdotus:

 

Kaupunginhallitus päättää

 

1) tehostaa taloushallinnon prosessiaan luopumalla paperisten

laskujen vastaanotosta

 

2) siirtyy kokonaan verkkolaskujen vastaanottoon 1.1.2022

alkaen ja

 

3) samasta päivämäärästä Karkkilan kaupungin

hankintapalveluiden tarjouspyynnöissä edellytetään toimittajilta

valmiuksia verkkolaskutukseen.

 

Päätös:

Kaupunginhallitus päätti esityksen mukaan yksimielisesti.

 

Täytäntöönpano:

Konsernipalvelujohtaja